Tämä on Taivaskulta Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 523/1999 mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste, joka täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisen rekisterinpitäjän tiedonantovelvoitteen. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten rekisterinpitäjä käsittelee ja suojaa henkilötietoja kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön ja hyvän tietosuojakäytännön mukaisesti.
- Rekisterin nimi, rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Taivaskulta Oy:n käyttäjärekisteri
Taivaskulta Oy 3253553-6
Koulukatu 2c A10
18100 Heinola
info@taivaskulta.fi
+358 45 804 7300
Yhteyshenkilö: Jalometalliasiantuntija / Gemmologi: Jonne Sahanen
- Käsittelyn oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja asiakkaan väliseen asiakassuhteeseen, asiakkaan suostumukseen, asiakkaan antamaan toimeksiantoon tai muuhun asialliseen yhteyteen.
Taivaskulta Oy:n käyttäjärekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:
- yhteydenpito asiakkaisiin asiakaspalvelun ja niihin liittyvän viestinnän ja markkinoinnin hoitamiseen, asiakassuhteen ylläpitämiseen, kullan myyntipakkausten lähettämiseen, seurantaan sekä muihin verkkopalveluille liittyviin toimintoihin, kuten kehittämiseen
- mahdollisten esteellisyyksien selvittämiseen
- lakiin perustuvien ja viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten säilytys-, raportointi- ja kyselyvelvoitteiden täyttämiseksi
Rekisterinpitäjä käsittelee ainoastaan sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia edellä mainittujen käyttötarkoitusten toteuttamista varten.
- Rekisterin tietosisältö
Käyttäjärekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
- Henkilön etu- ja sukunimi
- Osoite
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
- Henkilötunnus / Y-tunnus
- Kopio henkilöllisyystodistuksesta
- Toimeksiannon laatu
- Yritysasiakkaiden yhteyshenkilöinä toimivien luonnollisilta henkilöiltä lisäksi työnantaja sekä titteli
Lisäksi rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:
- Lainsäädännön edellyttämään toimeksiantajan tunnistamiseen liittyvät tiedot
- Puhelinnauhoitteita sekä kuva- ja äänitallenteita
- Muut toimenpiteet asiakassuhteen ylläpitämiseksi
- Edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot
Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään suostumus erikseen.
- Säännönmukaiset tietolähteet
Käyttäjärekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm:
- www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä
- sähköpostitse
- puhelimitse
- sosiaalisen median palvelujen kautta
- applikaatioista
- sopimuksista
- viranomaisilta
- asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan
Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä:
- julkisista lähteistä
- viranomaisilta
- verkkosivuilta
- hakemistopalveluista
- muilta yrityksiltä
Rekisterin ylläpitäjä rekisteröi Taivaskulta Oy:n käyttäjistä ainoastaan ne tiedot, jotka käyttäjä itse ilmoittaa Taivaskulta Oy:lle.
- Tietojen luovuttaminen
Rekisterinpitäjä ei luovuta verkkopalvelun käyttäjärekisteritietoja säännönmukaisesti ilman asianosaisen nimenomaista suostumusta, ellei laki sitä edellytä. Rekisterinpitäjä voi käyttää ulkopuolisia alihankkijoita tietojen käsittelyssä. Tällaisia ulkopuolisia alihankkijoita voivat olla esimerkiksi toimeksiantojen hallintajärjestelmää ja laskutusjärjestelmää ylläpitävä palveluntuottaja. Henkilötietoja ei muutoin luovuteta pääsääntöisesti kolmansille osapuolille. Henkilötietoja käsittelevät palveluntuottajat ja muut teknistä ylläpitoa hoitavat palveluntuottajat voivat siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Palveluntuottajien kanssa on voimassa olevat tietosuoja-asetuksen mukaiset henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset. Rekisterinpitäjä voi joutua luovuttamaan henkilötietoja lainsäädännön velvoittaessa mm. viranomaisille. Lisäksi mahdollisen yritysjärjestelyn yhteydessä rekisterinpitäjä voi luovuttaa tietoja yritysjärjestelyyn liittyvälle taholle. Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
- Käyttäjärekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käsittelevät ainoastaan rekisterinpitäjän erikseen määrittelemät henkilöt. Käyttäjärekisteritietoja käsitellään automaattisen ja manuaalisen tietojenkäsittelyn avulla. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin on pääsy vain rekisterinpitäjän erikseen määrittelemillä henkilöillä. Digitaalinen aineisto on suojattu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetulla työntekijällä tai yhteistyökumppanilla. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Henkilötietoja ei käsitellä enempää kuin on tarpeen tietyn tarkoituksen kannalta. Henkilötietojen säilyttämisessä rekisterinpitäjä noudattaa lakisääteisiä säilytysvelvollisuuksiaan. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa ja vartioidussa tilassa.
- Säilytysaika
Rekisterinpitäjä säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin on tarpeen määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi voimassa olevan lainsäädännön mukaan. Käyttäjärekisterin ylläpidon päättämisen jälkeen henkilötietoja säilytetään kymmenen vuotta asiakkuuden päättymisestä, ellei tietoa ole tarpeen säilyttää.
- Tarkastusoikeus ja tiedon korjaamisvaatimus
Lähtökohtaisesti jokaisella rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietolainsäädännön mukaan:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
- saada pääsy tietyin rajoituksin omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Taivaskulta Oy:n käsittelemät henkilötiedot
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
- vaatia henkilötietojen poistamista
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista
Tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaan oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista ei kuitenkaan saa vaikuttaa haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin. Tällä perusteella rekisterinpitäjän salassapito ja vaitiolovelvoite voi rajoittaa tietojen antamista ja antaa oikeuden kieltäytyä osittain tai kokonaan tarkastusoikeuden toteuttamista. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramainontaan, etämyyntiin, muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Kaikki rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt sekä vaatimukset tulee tehdä kirjallisesti rekisterinpitäjälle yhtiömme yllä kohdassa 1. mainittuun osoitteeseen. Pyynnön esittäjän tulee tarvittaessa esittää henkilöllisyystodistus rekisterinpitäjälle. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Rekisterinpitäjä vastaa rekisteröidylle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.
- Tietosuojaselosteen muuttaminen
- Rekisterinpitäjä kehittää jatkuvasti palvelujaan sekä yksityisyyden suojaa koskevia käytäntöjä.
- Rekisterinpitäjä pidättää itsellään oikeuden muuttaa tätä tietosuoja selostetta tarvittaessa.
- Lain ja sen tulkinnan muutokset voivat aiheuttaa muutostarpeita.
- Päivitetty ja voimassa oleva tietosuojaseloste löytyy aina meidän verkkosivuilta.
Viimeisin muutos on tehty to 18.1.2024.